Dobre praktyki wprowadzania frameworka EBM w organizacji

EBM (Evidence-Based Management) to framework, który pomaga organizacjom mierzyć, zarządzać i zwiększać wartość, jaką czerpią z dostarczania produktów. EBM skupia się na poprawie wyników, zmniejszaniu ryzyka i optymalizacji inwestycji. Jest to podejście oparte na empiryzmie, czyli na ciągłym badaniu rzeczywistości i dostosowywaniu się do niej. EBM został opracowany i jest utrzymywany przez Kena Schwabera i Scrum.org.

EBM wykorzystuje cztery kluczowe obszary wartości (KVA – Key Value Areas), które pozwalają ocenić aktualną i potencjalną wartość produktu dla klienta lub użytkownika, a także zdolność organizacji do innowacji i szybkiego dostarczania nowych funkcjonalności. KVA to:

• Current Value (CV) – mierzy wartość dostarczoną klientowi lub użytkownikowi obecnie.
• Unrealized Value (UV) – mierzy wartość, która mogłaby być zrealizowana przez spełnienie wszystkich potencjalnych potrzeb klienta lub użytkownika.
• Ability to Innovate (A2I) – mierzy zdolność do dostarczenia nowej funkcjonalności, która mogłaby lepiej zaspokoić potrzebę klienta lub użytkownika.
• Time to Market (T2M) – mierzy zdolność do szybkiego dostarczenia nowej funkcjonalności, usługi lub produktu.

EBM wymaga od organizacji określenia celów strategicznych i taktycznych dla każdego z KVA, a następnie wyboru odpowiednich metryk, które będą śledzić postęp w ich realizacji. Metryki te powinny być oparte na dowodach pochodzących z obserwacji rzeczywistości, a nie na założeniach czy intuicji. EBM zachęca do częstego sprawdzania wyników i podejmowania działań naprawczych lub optymalizacyjnych w oparciu o uzyskane dane.

EBM jest więc potężnym narzędziem do poprawy efektywności i efektywności organizacji, które stosują Agile i Scrum. Jednak wprowadzenie EBM nie jest proste i wymaga od organizacji przyjęcia pewnych najlepszych praktyk. W tym artykule przedstawię pięć z nich i podpowiem, jak je zastosować.

Zbudować wspólną wizję i cel dla całej organizacji

Pierwszą najlepszą praktyką wprowadzania EBM jest zbudowanie wspólnej wizji i celu dla całej organizacji. Wizja to krótkie i inspirujące stwierdzenie, które opisuje, jaka jest misja organizacji, jakie są jej wartości i co chce osiągnąć w przyszłości. Cel to konkretny i mierzalny rezultat, który organizacja chce osiągnąć w określonym czasie. Wizja i cel powinny być spójne z KVA frameworka EBM i odzwierciedlać wartość dla klienta lub użytkownika.

Zbudowanie wspólnej wizji i celu ma wiele korzyści dla organizacji:

• Pomaga skupić się na tym, co jest najważniejsze i najbardziej wartościowe.
• Pomaga stworzyć poczucie sensu i zaangażowania wśród pracowników.
• Pomaga komunikować się z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
• Pomaga oceniać postęp i efektywność działań.

Aby zbudować wspólną wizję i cel, można zastosować następujące działania:

• Zorganizować warsztaty lub spotkania z udziałem liderów i pracowników z różnych działów i poziomów organizacji, aby wspólnie zdefiniować wizję i cel.
• Użyć technik kreatywnych, takich jak burza mózgów, mapy myśli, storytelling, aby wygenerować pomysły i uzgodnić wspólną wersję.
• Użyć technik wizualnych, takich jak plakaty, diagramy, symbole, aby zaprezentować i upowszechnić wizję i cel w organizacji.
• Użyć technik feedbackowych, takich jak ankiety, rozmowy, obserwacje, aby sprawdzić, czy wizja i cel są zrozumiałe i akceptowane przez pracowników i interesariuszy.

Wybrać odpowiednie metryki dla każdego z KVA i śledzić je regularnie

Drugą najlepszą praktyką wprowadzania EBM jest wybranie odpowiednich metryk dla każdego z KVA i śledzenie ich regularnie. Metryki to wskaźniki, które pozwalają mierzyć wartość dla klienta lub użytkownika oraz zdolność do jej tworzenia. Miary powinny być oparte na dowodach pochodzących z obserwacji rzeczywistości, a nie na założeniach czy intuicji. Metryki powinny być również istotne dla celu organizacji i zgodne z jej wizją.

Wybranie odpowiednich metryk i śledzenie ich regularnie ma wiele korzyści dla organizacji:

• Pomaga ocenić aktualną sytuację i potencjał organizacji.
• Pomaga monitorować postęp i efektywność działań.
• Pomaga podejmować lepsze decyzje oparte na danych.
• Pomaga uczyć się z doświadczenia i dostosowywać się do zmian.

Aby wybrać odpowiednie metryki i śledzić je regularnie, można zastosować następujące działania:

• Zidentyfikować źródła danych, które są dostępne i wiarygodne dla organizacji (np. systemy analityczne, badania rynku, opinie klientów).
• Wybrać metryki dla każdego z KVA (CV, UV, A2I, T2M), które będą odzwierciedlać wartość dla klienta lub użytkownika oraz zdolność do jej tworzenia (np. przychód, udział w rynku, lojalność klienta, szybkość dostawy).
• Zdefiniować cele dla każdej z metryk, które będą określać pożądany poziom osiągnięcia wartości (np. wzrost przychodu o 10%, zwiększenie udziału w rynku o 5%, utrzymanie lojalności klienta na poziomie 80%, skrócenie czasu dostawy o 20%).
• Zbierać dane dotyczące metryk w sposób systematyczny i regularny (np. codziennie, tygodniowo, miesięcznie).
• Analizować dane dotyczące metryk w sposób krytyczny i porównywać je z celami (np. używając narzędzi statystycznych, graficznych, tabelarycznych).
• Komunikować wyniki metryk w sposób przejrzysty i zrozumiały dla wszystkich zainteresowanych (np. używając raportów, prezentacji, tablic informacyjnych).

Stworzyć kulturę empiryczną i eksperymentalną w organizacji

Trzecią najlepszą praktyką wprowadzania EBM jest stworzenie kultury empiryczną i eksperymentalną w organizacji. Kultura empiryczna to taka, która promuje badanie rzeczywistości, uczenie się z danych i dostosowywanie się do zmian. Podejście eksperymentalne to takie, które promuje testowanie hipotez, próbowanie nowych rozwiązań i podejmowanie ryzyka. Kultura empiryczna i eksperymentalna jest niezbędna dla organizacji, które chcą być innowacyjne i konkurencyjne.

Źródła:

Evidence-Based Management™ (EBM), Scrum.org, 2023

Fundamentals to learn, practise, and discuss EBM, bestpractice.bmj.com, 2023

Pfeffer J.,Sutton R., Decision Making And Problem Solving: Evidence-Based Management, Harward Business Review, 2006