Co to są OKRy i jak mogą pomóc w zarządzaniu projektami Agile?
OKR to skrót od Objectives and Key Results, czyli Celów i Kluczowych Rezultatów. Jest to metoda ustawiania i śledzenia celów, która jest często stosowana w metodologiach Agile, aby pomóc zespołom uzgodnić wspólne cele i monitorować postępy w ich realizacji. OKRy pomagają tworzyć spójność i zaangażowanie wokół mierzalnych celów, które są zgodne z misją i wizją organizacji.
OKRy składają się z dwóch głównych elementów: Celu, który chcemy osiągnąć, i Kluczowych Wyników, które są sposobem pomiaru osiągnięcia Celu. Przykładem OKRu może być:
Cel: Zwiększyć satysfakcję klientów z naszego produktu
Kluczowe Rezultaty:
- Zmniejszyć liczbę zgłoszeń błędów o 50% w ciągu kwartału
- Zwiększyć średnią ocenę produktu w skali NPS (Net Promoter Score) z 7 do 9 w ciągu kwartału
- Przeprowadzić co najmniej 10 wywiadów z użytkownikami i wdrożyć co najmniej 5 usprawnień na podstawie ich opinii w ciągu kwartału
OKRy są często tworzone na różnych poziomach organizacji: strategicznym, taktycznym i operacyjnym.
- Na poziomie strategicznym OKRy określają długoterminową wizję i kierunek organizacji.
- Na poziomie taktycznym OKRy definiują cele średniookresowe dla poszczególnych działów lub zespołów.
- Na poziomie operacyjnym OKRy precyzują cele krótkoterminowe dla indywidualnych pracowników lub projektów.
OKRy są regularnie przeglądane i aktualizowane, aby odzwierciedlać zmiany zachodzące w środowisku biznesowym i dostosowywać się do nowych wyzwań i możliwości. Zwykle OKRy są ustalane na cykl kwartalny lub miesięczny, ale mogą być również dostosowane do cyklu iteracyjnego lub inkrementalnego stosowanego w metodach Agile.
Jak OKRy wspierają podejście Agile?
OKR nie jest metodą rozwoju oprogramowania Agile, taką jak Scrum, ale niesie ze sobą tę samą ideę “zwinności” jako koncepcję. Kiedy metoda OKR jest zrozumiana i stosowana w organizacji, pomaga uczynić organizację bardziej zwinną. Istnieje kilka powodów tego:
OKRy promują skupienie na wartości dla klienta i organizacji.
Zamiast koncentrować się na zadaniach i funkcjonalnościach, OKRy kierują uwagę na efekty i korzyści, które mają być osiągnięte. OKRy pomagają również ustalać priorytety i eliminować zbędne lub niskowartościowe działania.
OKRy wspierają samoorganizację i współpracę zespołów.
Zamiast narzucać cele odgórnie, OKRy pozwalają zespołom brać udział w definiowaniu celów na swoim poziomie, biorąc pod uwagę cele wyższego rzędu. OKRy zachęcają również do komunikacji i koordynacji między zespołami, które muszą współpracować, aby osiągnąć wspólne cele.
OKRy umożliwiają adaptację do zmieniających się warunków.
Zamiast trzymać się sztywnych planów i harmonogramów, OKRy pozwalają na elastyczność i kreatywność w podejmowaniu decyzji i rozwiązywaniu problemów. OKRy są regularnie monitorowane i oceniane, aby sprawdzać, czy cele są nadal aktualne i czy kluczowe wyniki są odpowiednio mierzone i osiągane.
Jak zastosować OKRy w projektach Agile?
OKRy mogą być stosowane w projektach Agile na różne sposoby, w zależności od kontekstu i potrzeb organizacji. Nie ma jednego uniwersalnego sposobu na połączenie OKRów z metodami Agile. Istnieją jednak pewne dobre praktyki i zasady, które mogą pomóc w tym procesie. Oto kilka z nich:
Zacznij od celu.
Zanim zaczniesz tworzyć OKRy, upewnij się, że masz jasną i wspólną wizję tego, co chcesz osiągnąć jako organizacja, dział, zespół lub projekt. Użyj technik takich jak mapowanie strategii, mapowanie wartości lub mapowanie obszarów skuteczności, aby zidentyfikować najważniejsze cele i wyniki dla Twoich interesariuszy.
Używaj języka SMART.
Aby Twoje OKRy były skuteczne, muszą być napisane w sposób prosty, konkretny, mierzalny, osiągalny i ograniczony czasowo. Używaj języka SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), aby uniknąć niejasności i nieporozumień. Unikaj używania słów takich jak “poprawić”, “zwiększyć” czy “zmniejszyć”, jeśli nie podasz konkretnej wartości lub procentu.
Ustalaj OKRy wspólnie.
Nie narzucaj OKRów swoim pracownikom lub zespołom, ale zaproś ich do współtworzenia celów i kluczowych wyników na swoim poziomie. Użyj technik takich jak burza mózgów, głosowanie kropkowe lub pięć dlaczego, aby wydobyć pomysły i opinie. Uzgodnij OKRy z innymi zespołami lub działami, które mają wpływ na ich realizację lub są od nich zależne.
Trzymaj się reguły 3×3.
Unikaj nadmiernego skomplikowania lub rozproszenia uwagi. Ogranicz liczbę OKRów na każdym poziomie do trzech celów i trzech kluczowych wyników na każdy cel. To pozwoli Ci skupić się na najważniejszych priorytetach i łatwiej śledzić postępy.
Przeglądaj i aktualizuj OKRy regularnie.
Nie traktuj OKRów jako statycznych dokumentów, ale jako żywych narzędzi do zarządzania projektami. Przeglądaj OKRy co najmniej raz w tygodniu lub co dwa tygodnie. Sprawdzaj stan realizacji kluczowych wyników i podejmuj odpowiednie działania korygujące lub adaptacyjne. Używaj technik takich jak tablice Kanban, burndown charts czy dashboardy metryk, aby wizualizować postępy i problemy.
Podsumowanie
OKR to metoda ustawiania i śledzenia celów, która może pomóc w zarządzaniu projektami Agile. OKRy pomagają tworzyć spójność i zaangażowanie wokół mierzalnych celów, które są zgodne z misją i wizją organizacji. OKRy promują skupienie na wartości dla klienta i organizacji. Wspierają one samoorganizację i współpracę zespołów oraz umożliwiają adaptację do zmieniających się warunków.
Źródła:
Sparks R., OKR-y: kompletny przewodnik po celach i kluczowych wynikach, atlassian.com, 2023
How Can Agile and OKRs Work Together?, Kanbanize.com, 2023
OKR, Agile and Scrum: The Complete Guide, Mooncamp.com, 2021