4 najważniejsze elementy w komunikacji projektowej

Niezależnie od metodyki prowadzenia projektów IT, praktycznie zawsze pojawiają się te same problemy związane z komunikacją w zespole. Postanowiłem podsumować 4 najważniejsze elementy komunikacji projektowej, których powinien trzymać się nie tylko Project Manager, SCRUM Master czy Product Owner, ale cały zespół.

1. Szanuj czas i dostępność innych osób. Nie przerywaj im zadań, nie przesyłaj “wrzutek”, które mogą ich zdekoncentrować. Poproś o rozmowę jak skończy zadanie, zaplanuj dodatkowe zadania. Jeżeli będziesz szanował czas pracy innej osoby to ona obdarzy Cię tym samym, a komunikacja będzie sprawniejsza.

2. Nie ma projektów bez konfliktów i problemów. Proces projektowy to proces wytwórczy, nad którym pracuje dany zespół ludzi – ludzi, którzy są różni i mają różne punkty widzenia. Z tego względu nieuniknionym jest pojawienie się konfliktów czy problemów. Jeżeli będziemy pamiętać, żeby nie eskalować problemów i nie narzekać, to okaże się, że każdy konflikt będzie tylko bardziej “intensywną” rozmową do rozwiązania.

3. „Obiecanki, cacanki”. Ile razy zdarzyło Ci się bez zastanowienia powiedzieć “tak, tak zrobię to”, “nie ma problemu, już się za to biorę i to jest 5 min pracy” a potem okazuje się, że jednak nie jest to takie łatwe do zrobienia, albo wręcz niemożliwe? Nie da się wszystkiego zrobić, jeżeli masz do dyspozycji określony czas i budżet. I w rozmowach z klientami / szefami / kierownikami musisz się tego trzymać. Jeżeli obiecasz komuś, że coś dowieziesz to on na Tobie polega i oczekuję jednak na koniec zadania. Przeszacowując i nie kończąc zadania, zawodzisz tą osobę, a wystarczyło po prostu nie obiecywać gruszek na wierzbie i podejść asertywnie do tematu – “nie jestem w stanie tego przygotować 2 dni, ale w 4 dni już tak”.

4. Zrozumienie punktu widzenia. Każdy z członków zespołu ma inne podejście do danego tematu i każdy w inny sposób rozumie pewne ustalenia. Ważnym jest, żeby wyrażając swoje oczekiwania wobec drugiej osoby, albo przekazując jej zadanie do realizacji, popatrzeć na zagadnienie z jej punktu widzenia. Czy faktycznie to co mówimy i ustalamy jest dla niej zrozumiałe – nie przez brak wiedzy, ale przez inny rodzaj myślenia. Nasze oczekiwania powinny być okazywane w sposób taki, aby dla Nas były jasne, a druga strona była pewna tego co ustaliliśmy.

Generalnie, jeżeli zrozumiemy, że projekt to proces, w którym komunikacja to jeden z najważniejszych elementów i będziemy starać się ten element cały czas udoskonalać to okaże się, że projekty mogą być naprawdę fajne i przyjemne, pomimo tego, że po drodze pojawiają się kłody pod nogami 🙂