Jak wycenić projekt i uświadomić klienta, że każda zmiana kosztuje?

Zaraz na początku współpracy między Software House’m, a zamawiającym aplikację klientem przychodzi newralgiczny dla obu stron moment – mianowicie wycena. Dlaczego newralgiczny? Ano, bo strona płacąca chce dowiedzieć się, na co pójdą fundusze, a sami wykonawcy, żeby cokolwiek wycenić, muszą dokładnie wiedzieć, jakie rozwiązania będą musieli zastosować i ile zajmie im to czasu.

Pieniądze nie są jednak tu jedyną drażliwą kwestią. Jeśli dojdzie do sytuacji, w której wycena zostanie sporządzona w oparciu o kilka lakonicznych zdań, nietrudno o nieporozumienie, gdy klient dostanie gotowy projekt, który będzie zawierał jedynie śladowe ilości tego, czego oczekiwał. Zatem, zanim padnie TA suma, zastanówmy się, na co specjaliści z agencji powinni zwrócić uwagę przy estymowaniu projektu.

Na co zwrócić uwagę wyceniając aplikację?

Podstawą udanej realizacji projektu, a zatem i jego wyceny, jest poznanie wszystkich oczekiwań klienta. Bezwzględnie należy poznać jego wyczerpujące zdanie na następujące tematy:

1. Cel aplikacji
2. Kto będzie jej odbiorcą i jak już teraz widzi ją klient? Jakie są główne cele biznesowe?
3. Zakres działania aplikacji
4. Programiści muszą dokładnie wiedzieć, jakie funkcjonalności powinny być zawarte w aplikacji. Jak poznać zakres działań? Poprzez spotkania z klientem, badanie podobnych już funkcjonujących aplikacji czy wspólne wypełnienie briefu. Jest jeszcze jedna, najskuteczniejsza metoda poznawania preferencji klienta – warsztaty produktowe połączone z Event Stormingiem.
5. Na jakich urządzeniach i platformach ma działać aplikacja?
6. Ile treści/grafik trzeba przygotować?
7. Czy budżet na aplikację jest już określony?
8. W jakim terminie ma zostać ona wykonana?

Dzięki odpowiedzi na te pytania, można wstępnie przewidzieć, ile czasu (a zatem i pieniędzy) pochłonie zamawiany projekt. Ciągle nie jest to wyczerpująca wiedza potrzebna do idealnego oszacowania kosztów, ale wydaje się być solidną bazą.

Zobacz: Event Storming w praktyce. Jak wyglądają warsztaty i jakie przynoszą efekty?

Metody wyceniania aplikacji

Oczywiście, nie jesteśmy pierwsi, którzy próbują rozłożyć proces estymacji aplikacji na czynniki pierwsze. W świecie IT popularnością cieszą się dwie metody wyceny projektów. Pierwsza opiera się na prognozach, a druga na rozrachunku w zależności od ilości spędzonego nad projektem czasu.

Zanim przejdziemy do ich opisania, poruszmy jeszcze pytanie zawarte w tytule. Dlaczego każda zmiana kosztuje? Ponieważ aplikacje wyceniane są zwykle na podstawie czasu pracy, który w ich tworzenie włożą specjaliści, dlatego wprowadzanie każdej korekty, wymaga od nich inwestycji większych nakładów czasu, niż było to ustalone na początku współpracy.

Fixed Price

Fixed Price to szacunkowa wycena projektu opierająca się na danych, które zaraz przy rozpoczęciu współpracy przedstawił klient. Określenie jego celu, zakresu i specyfikacji mają służyć za podstawę do stworzenia wyceny, która przedstawiana jest na etapie negocjowania oferty. Powinna zawierać dodatkowy czas na nieprzewidziane sytuacje i dodatkowe usługi.

Time & Material

Time & Material jest metodą polegającą na rozliczaniu projektu na podstawie spędzonego nad nim czasu. Sprawdza się wówczas, gdy opisanie specyfikacji jest trudne w momencie ustalania warunków współpracy, a opiera się jedynie na wizji projektu. Model ten można uznać za bezpieczny, bowiem zapłata odzwierciedla wykonane działania. Dodatkowo jest elastyczna, ponieważ pozwala usuwać lub dodawać nowe funkcjonalności.

Którą wybrać? Tą, która wydaje się być bardziej adekwatna do danego zlecenia.

Co powinna zawierać dobrze przygotowana wycena aplikacji?

Podsumujmy teraz, co powinna zawierać każda wycena aplikacji:

1. Cel projektu (opis celu ogólnego i celów szczegółowych).
2. Specyfikacja techniczna – przedstawiająca opis funkcji oraz systemów, które zostaną wykorzystane w projekcie.
3. Materiały, które zostaną udostępnione przez zamawiającego.

Co jeszcze wpływa na wycenę aplikacji?

Podsumujmy, na estymację projektu wpływają dostępne materiały – jeśli klient przyniesie dokładną specyfikację produktu, nie muszą wykonywać jej realizatorzy projektu. Nie bez znaczenia jest też doświadczenie specjalistów z Software House’u. Jeśli wykonywali już oni aplikacje podobne do tej, którą chce zamówić nowy klient, będą mogli wykorzystać swoją wiedzę i być może unikną popełnionych kiedyś błędów, i co za tym idzie, zaoszczędzą swój opłacany przez klienta czas.

Skoro przy doświadczeniu jesteśmy, nie oszukujmy się – nie bez znaczenia jest staż samego wykonawcy. Firmy z dużym doświadczeniem, zatrudniające wielu specjalistów, są droższe od tych, które dopiero pojawiły się na rynku.

Po analizie tematu wyceny aplikacji, widzisz, jak bardzo skomplikowany jest to proces i skąd biorą się dodatkowe koszty za nadprogramowe zmiany. Co więcej, w świetle powyższych informacji, wydaje się, że warsztaty Event Storming pozwalają na dokładne oszacowanie projektu, bowiem w trakcie trwania warsztatów poznaje się wszelkie niezbędne do dokładnej estymacji informacje.