Różne systemy zarządzania celami w organizacji Agile

Organizacje Agile to takie, które projektuje się zarówno dla stabilności, jak i dynamiki. Buduje się je z sieci zespołów, które współpracują, uczą się i podejmują szybkie decyzje, kierując się wspólnym celem i tworząc wartość dla wszystkich interesariuszy. Aby osiągnąć tę elastyczność i wydajność, organizacje Agile potrzebują skutecznych systemów zarządzania celami, które pomagają im określać, monitorować i dostosowywać cele na różnych poziomach i obszarach.

W tym artykule przedstawimy trzy różne systemy zarządzania celami, które stosuje się często w organizacjach Agile: OKR, KPI i SMART. Każdy z nich ma swoje zalety i wady, a także sposób dopasowania do różnych kontekstów i potrzeb organizacji Agile.

OKR

OKR (Objectives and Key Results) to strategia zarządzania, która definiuje cele i śledzi wyniki. Pomaga stworzyć spójność i zaangażowanie wokół mierzalnych celów. Została wprowadzona i spopularyzowana w latach 70. XX wieku w firmie Intel, a od tego czasu rozprzestrzeniła się wśród firm technologicznych jako sposób na pomaganie pracownikom zrozumieć i angażować się w misję przedsiębiorstwa.

OKR składa się z dwóch elementów:

• Cel (Objective) to krótkie i inspirujące stwierdzenie, co chcemy osiągnąć. Powinno być konkretnym, znaczącym i wyzywającym.
• Kluczowe wyniki (Key Results) to zestaw mierników, które pokazują, jak mierzymy postęp w kierunku celu. Powinny być specyficzne, mierzalne, osiągalne, istotne i ograniczone czasowo.

Przykład OKR dla zespołu sprzedaży może wyglądać następująco:

• Cel: Zwiększyć przychody z nowych klientów.
• Kluczowe wyniki:
  • Zwiększyć liczbę leadów o 50% w ciągu kwartału.
  • Zamknąć 20% leadów jako nowych klientów.
  • Osiągnąć średni przychód na nowego klienta na poziomie 10 000 zł.

Zalety OKR:

• OKR pomagają zespołom skupić się na najważniejszych priorytetach i uniknąć rozproszenia uwagi.
• OKR promują przejrzystość i współpracę między zespołami, ponieważ cele są widoczne dla wszystkich i są zgodne z celami organizacyjnymi.
• OKR zachęcają do ciągłego uczenia się i doskonalenia poprzez regularne monitorowanie i ocenianie wyników oraz dostosowywanie celów do zmieniających się warunków.

Wady OKR:

• OKR mogą być trudne do ustalenia i zmierzenia, zwłaszcza dla celów jakościowych lub długoterminowych.
• OKR mogą być źle interpretowane lub nadużywane jako narzędzie do oceny lub karania pracowników, jeśli nie są odpowiednio komunikowane i zarządzane.

OKR mogą prowadzić do nadmiernego nacisku lub stresu dla zespołów lub pracowników, jeśli cele są zbyt ambitne lub nieadekwatne do sytuacji.

KPI

KPI (Key Performance Indicators) to wskaźniki wydajności, które pomagają organizacjom mierzyć osiągnięcie kluczowych celów biznesowych. Są to liczby lub procenty, które pokazują stopień realizacji określonego celu lub zadania. KPI stosuje się na różnych poziomach organizacji, od strategicznego po operacyjny.

KPI składa się z czterech elementów:

• Cel (Goal) to to, co chcemy osiągnąć lub poprawić. Powinien być zgodny z misją i wizją organizacji.
• Wskaźnik (Indicator) to to, co mierzymy, aby ocenić postęp lub wynik. Powinien być istotny, wiarygodny i łatwy do zmierzenia.
• Cel (Target) to poziom lub wartość, którą chcemy osiągnąć lub przekroczyć. Powinien być realistyczny, wyzwalający i ograniczony czasowo.
• Źródło danych (Data Source) to to, skąd pochodzą dane, które używamy do obliczenia wskaźnika. Powinno być dostępne, aktualne i dokładne.

Przykład KPI dla zespołu marketingowego może wyglądać następująco:

• Cel: Zwiększyć świadomość marki wśród potencjalnych klientów.
• Wskaźnik: Liczba odsłon strony internetowej.
• Cel: Osiągnąć 100 000 odsłon strony internetowej w ciągu miesiąca.
• Źródło danych: Google Analytics.

Zalety KPI:

• KPI pomagają organizacjom monitorować i oceniać swoją wydajność i efektywność w realizacji celów biznesowych.
• KPI pomagają organizacjom identyfikować i eliminować problemy lub luki w procesach lub działaniach.
• KPI pomagają organizacjom podejmować lepsze decyzje i planować działania poprawiające na podstawie danych i faktów.

Wady KPI:

• KPI mogą być niejasne lub niejednoznaczne, jeśli nie są dobrze zdefiniowane lub uzgodnione między zainteresowanymi stronami.
• KPI mogą być nieaktualne lub nieodpowiednie, jeśli nie są regularnie przeglądane i aktualizowane w zależności od zmian w celach lub warunkach rynkowych.
• KPI mogą prowadzić do nadmiernego skupienia się na liczbach kosztem jakości lub innowacji, jeśli są używane jako jedyny sposób na ocenę wydajności.

SMART

SMART to akronim, który opisuje cechy dobrze sformułowanych celów. Oznacza on:

• Specyficzny (Specific) – cel powinien być jasny i konkretny, odpowiadając na pytania: co, kto, gdzie, kiedy, dlaczego i jak.
• Mierzalny (Measurable) – cel powinien być możliwy do zmierzenia lub oceny, używając liczb, procentów, dat lub innych kryteriów.
• Osiągalny (Achievable) – cel powinien być realistyczny i możliwy do osiągnięcia, biorąc pod uwagę zasoby, umiejętności i ograniczenia.
• Istotny (Relevant) – cel powinien być ważny i znaczący dla osoby lub organizacji, która go realizuje, oraz zgodny z jej misją i wartościami.
• Ograniczony czasowo (Time-bound) – cel powinien mieć określony termin lub ramy czasowe, w których ma być osiągnięty lub sprawdzony.

Przykład SMART dla pracownika działu obsługi klienta może wyglądać następująco:

• Cel: Zwiększyć satysfakcję klientów z obsługi posprzedażnej.
• Specyficzny: Poprawić jakość odpowiedzi na e-maile od klientów, którzy zgłaszają problemy z zakupionymi produktami.
• Mierzalny: Osiągnąć średni czas odpowiedzi na e-mail na poziomie 24 godzin i średni wskaźnik satysfakcji klienta na poziomie 8/10.
• Osiągalny

Źródła:

Darino L., Sieberer M., Vos A., Williams O., Performance management in agile organizations, mckinsey.com, 2019

Hearn S., Agile Goal Setting: How to Get Started, insightsforprofessionals.com, 2021