Czym jest Metoda OKR – jak ją stosować?

Na czym polega metoda OKR?

Nazwa metody pochodzi od: OKR – skrót od Objective Key Result.

O – Objective – Osiągnięcie, Cel, Sukces (najczęściej jeden ambitny cel na rok czy najbliższy kwartał).

KR – Kluczowe Rezultaty – 2-4 mierzalne wyniki, kamienie milowe, które zmierzą czy udało się zrealizować Osiągnięcie/Cel.

Metoda OKR, to nie tylko główne, jasno określone i ambitne cele, ale również sam proces ustalania praktyk i priorytetów, które mają nas do tego celu doprowadzić.

W dużym skrócie można powiedzieć, że jest to metoda zgodna z intuicją – wystarczy wyznaczyć sobie jeden lub kilka najważniejszych celów, a następnie do każdego przyjąć miary, które będą obiektywnie potwierdzać zbliżanie się do nich.

Aby zapewnić skuteczność  OKRów, niezbędne jest wdrożenie 5 kluczowych zasad ich planowania i realizacji.

1. Jasno określony, ambitny i zrozumiały cel do osiągnięcia

Ustalony cel (Objective) powinien być:

• zrozumiały,
• krótki,
• angażujący,
• ambitny,
• jasno określony.

Nie ma to być cel sam w sobie, ale również hasło, misja, która sprawia, że pragniemy dążyć do tego celu. Przykład: “Jesteśmy najbardziej rozpoznawalną firmą szkoleniową z zakresu Agile w województwie wielkopolskim”. Tworząc taki Cel, trzeba pomyśleć o strategicznym haśle/zwrocie (jakościowym osiągnięciu) które da się zrealizować samodzielnie i/lub z zespołem.

Dzięki niemu wprowadzisz siebie, swoją organizację lub obszar za jaki odpowiadasz na wyższy poziom rozwoju.

Wdrażając OKR w dużej, organizacji konieczne jest zadbanie, aby zespoły tworzyły swoje własne, ambitne cele, ważne jest, aby były one spójne z głównym celem organizacji.

2. Konkretnie określone i mierzalne: 2-4 kluczowe rezultaty które można w łatwy sposób zweryfikować i uzyskać odpowiedź na pytanie: “osiągnęliśmy, czy nie osiągnęliśmy”

Kluczowe Rezultaty (Key Result) to zbiór metod pomiarowych, które pokazują nam na bieżąco postęp na drodze do osiągnięcia celu. Konstruąc Key Result trzeba pomyśleć o konkretnych wynikach po jakich rozpoznamy, że osiągnęliśmy zamierzony cel. Do jednego Osiągnięcia stwórz maksymalnie 4 kamienie milowe lub 4 kluczowe rezultaty, które będziesz mógł zweryfikować. Przy stosowaniu metody OKR każdy zespół powinien stworzyć swoje własne kluczowe rezultaty.

3. Transparencja celów w całej organizacji oraz transparentny system zapewniający dostęp wszystkim uczestnikom do aktualizowanej na bieżąco wizualizacji postępów

Metoda OKR wspiera transparencję, czyli inaczej mówiąc, przejrzystość celów – mają być one jasne i zrozumiałe dla każdej osoby w organizacji. Dzięki temu każda osoba z zespołu wie, w jaki sposób jej codzienna praca wpływa na całe przedsiębiorstwo. Wszyscy mają bieżący dostęp do sprawdzania postępu celów, co umożliwia ewentualną zmianę. Zbliżać nas będzie ona do załozonego efektu i pozwoli na jeszcze skuteczniejszą pracę. Bieżące dyskusje całego zespołu nad Key Result dadzą pogląd na to, jak codzienna praca każdej z osób wpływa na ostateczne wyniki.

4. Kwartalne planowanie i docenianie osiągnięć, wyciąganie wniosków na przyszłość gdy OKRów nie uda się zrealizować

Aby zapewnić skuteczność metody OKR, trzeba ustalić, co ma zostać osiągnięte w ciągu najbliższego kwartału. Działanie w ten sposób jest dużo bardziej efektywne, niż ustalanie celów na np. najbliższy miesiąc. Monitorowanie danego celu może odbywać się raz w tygodniu podczas spotkania z liderem, raz w miesiącu w trakcie dyskusji całego zespołu, a po zakończonym kwartale należy zrobić podsumowanie i weryfikację, czy cel został osiągnięty, a jeżeli nie – co można zmienić na przyszłość, by się do niego przybliżyć. Jest to ważne, aby wyciągać wnioski i kolejnym razem unikać błędów, które udało nam się rozpoznać.

5. Akceptacja i docenienie, gdy ambitny określony OKR został zrealizowany w 70% lub 80%, otwartość na ciągłe udoskonalanie się.

Jest niezwykle ważne, aby po określeniu OKR mieć wsparcie całego zespołu (wszystkich jego członków) i nawzajem doceniać swoje wyniki, a także bycie otwartym na ciągłą naukę, wyciąganie wniosków i usprawnianie. Gdy ustalimy bardzo ambitny OKR i osiągniemy np. 75% celu, jest to również bardzo dobry wynik. Oczywiście, jak zawsze trzeba przeanalizować, co zostało wykonane dobrze, a co wymaga poprawy. Jeśli wdrażając system OKR zespoły zaczną regularnie osiągać 100% realizacji swoich celów oraz kluczowych rezultatów, to może oznaczać że boją się stawiać sobie dość ambitne cele i je realizować. To z kolei oznaczać może niewłaściwe wdrożenie systemu OKR w organizacji.

Przykłady OKR:

Roczny OKR dla organizacji: 2022: “Rozwinąć działanie firmy na całą Polskę”

KR-1: Osiągnąć sprzedaż globalną na poziomie ….

KR-2: Zwiększyć sprzedaż o 100% w województwie mazowieckim

KR-3: Zwiększyć liczebność zespółu sprzedaży o 50%

OKR na pierwszy kwartał 2022 dla zespołu: “W Q1 z sukcesem wprowadzić na rynek nowe szkolenie XYZ”

KR-1: Uzyskać statuetkę “Innowacyjne szkolenie w branży XYZ” na targach XYZ w marcu 2022

KR-2: Sprzedać nowe szkolenie XYZ do 15 nowych klientów

KR-3: Uzyskać 5 pisemnych rekomendacji od klientów którzy skorzystali ze szkolenia

Podsumowanie

Metodę OKR zaprojektowano przede wszystkim dla organizacji, ale może być stosowana również do mierzenia efektów w pojedynczych projektach. Opracowano ją w firmie Intel w latach 70-tych, a stosują ją m.in. takie firmy jak Google i Allegro.

OKR to szybka, intuicyjna, bardzo skuteczna i prosta technika definiowania celów. Dobrze nadaje się do projektowania celów miesięcznych lub kwartalnych, a przy odrobinie wprawy można również rocznych.

Literatura:

„OKR”, Wikipedia.org, 2022

„The ultimate OKR guide”, Perdoo.com, 2022

Bienias T., „Co to są OKRy i jak się je pisze?”, OKRy.pl, 2020

Panchadsaram R., „What is an OKR? Definition and Examples”, Whatmatters.com, 2021

Wyszyński M., „OKR w praktyce, czyli jak ustalać cele bez bullshitu”, Zerobs.pl, 2022