Jak usprawnić pracę zdalną?

Więcej osób niż kiedykolwiek pracuje w domu z powodu pandemii COVID-19. Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz zdalnie, czy po prostu chcesz przejść na wyższy poziom, te wskazówki od specjalisty ds. pracy zdalnej pomogą Ci zachować produktywność i równowagę.

Od marca 2020 r. więcej osób niż zwykle zaczęło pracować z domu i to w trybie dość nagłym. Firmy i osoby fizyczne nie miały dość czasu na przygotowanie się do pracy zdalnej ani opracowanie najlepszych sposobów przeniesienia zespołów, procesów i kultury do środowiska wyłącznie online. Nikt nie wiedział (i nadal nie wie), jak długo potrwa pandemia COVID-19, a tym samym w wielu miejscach obowiązkowa praca zdalna.

Jeżeli to Twoje początki w pracy z domu, czy to z powodu koronawirusa, czy też dlatego, że udało Ci się znaleźć pracę zdalną, lub być może odkryłeś, że musisz zmienić swoje nawyki aby pracować z domu efektywnie, ten artykuł jest dla Ciebie.

Pracowałem w 100% zdalnie przez ponad cztery lata, a wcześniej ok. 10 lat w trybie hybrydowym. Wielu moich znajomych też to robiło. Każdy z nas staje przed wyjątkowymi wyzwaniami, nie tylko ze względu na różne osobowości, ale także ze względu na odmienny styl życia i rodzaj wykonywanej pracy. Mimo to wiele podstawowych problemów, z którymi spotykamy się jako pracownicy zdalni, powtarza się.

Każda osoba pracująca zdalnie, musi opracować zasady: kiedy i gdzie pracować oraz jak tworzyć granice między pracą a życiem osobistym. A co z wyposażeniem biurowym, rozwojem kariery, możliwościami szkoleń i budowaniem relacji ze współpracownikami?

1. Utrzymuj regularne godziny

Ustal harmonogram i trzymaj się go… przez większość czasu. Posiadanie jasnych reguł, kiedy pracować i kiedy nazywać ten czas – dniem roboczym, pomaga zdalnym pracownikom zachować równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Miejmy jednak na uwadze, że jedną z największych zalet pracy zdalnej jest jej elastyczność, oczywiście wtedy gdy rodzaj pracy na to pozwala. Czasami musisz przedłużyć swój dzień lub zacząć wcześniej, aby dostosować się do innej strefy czasowej. Kiedy to zrobisz, pamiętaj, aby ubrać się wcześniej niż zwykle lub przespać się trochę następnego ranka, aby to nadrobić.

Aplikacje do automatycznego śledzenia czasu, takie jak RescueTime, pozwalają sprawdzić, czy trzymasz się harmonogramu. Mogą również pomóc w ustaleniu, w jakich porach dnia jesteś najbardziej produktywny, a kiedy tracisz czas. Możesz wykorzystać te informacje aby wybrać najbardziej efektywny czas. Na przykład, jeśli wysoka produktywności między 9:00 a 12:00, nie planuj spotkań w tym czasie.

2. Stwórz poranną rutynę

Decyzja, że ​​usiądziesz przy biurku i zaczniesz pracę o określonej godzinie, to jedno. Tworzenie rutyny, która doprowadzi cię do krzesła, to osobna rzecz.

Rutyna może być skuteczniejsza niż zegar, pomagając Ci zacząć każdego dnia. Co w Twojej porannej rutynie wskazuje, że zaraz zaczniesz pracę? Może to być zrobienie filiżanki kawy, zanim zajmiesz się swoją listą rzeczy do zrobienia. Może to być powrót do domu po joggingu lub ubieranie się. (Noszenie piżamy jest dla niektórych korzyścią z pracy w domu, ale dla innych złą strategią.) Poszukaj istniejącego nawyku, takiego jak mycie zębów lub chodzenie z psem na spacer, który ma działać jako sygnał. W ten sposób możesz wprowadzić nowy nawyk rozpoczynania dnia pracy.

3. Pokaż się: ubierz się do pracy

Nie jesteś w biurze i nie spotykasz się dzisiaj z kolegami? Czy ubierasz się tylko po to, by im zaimponować? Nie, każdego ranka ubierasz się tak, by zaimponować sobie, więc to, że pracujesz w domu, nie oznacza, że ​​musisz nosić dresy.

Bądź dumny ze swojego wyglądu, weź prysznic, ubierz się i załóż coś, co założyłbyś do pracy, aby poczuć się, że gdy jesteś już ubrany i gotowy do startu, jesteś w trybie pracy. Kiedy skończysz dzień pracy, koniecznie przerzuć się z powrotem na swoje najwygodniejsze ubranie, a to naprawdę świetna czynność, która przerywa pracę i rozpoczyna czas wolny. Może wydawać się to oczywiste, ale podobnie jak „miękkie” biuro, „miękkie” lub luźne ubrania mogą w rzeczywistości okazać się nieefektywne i na dłuższą metę utrudniać produktywność.

4. Stwórz domowe biuro

Dobór pomieszczenia i zadbanie o ergonomię pracy jest bardzo ważne. Czy możesz być efektywny w pracy zdalnej, gdy pracujesz w łóżku, a każda sekunda oznacza walkę z wygodnym materacem i ciepłą pościelą? Aby oszczędzić sobie tej nierównej potyczki, warto stworzyć miejsce do pracy w domu. Kąt w domu, który jest dobrze oświetlony oraz wygodne krzesło i biurko wolne od rozpraszaczy.

Dzięki pozycji siedzącej i pewnej odległości od miejsca, w którym zazwyczaj zagłębiasz się w Netflixa będziesz w stanie poprawić swoją efektywność i uwolnić myśli od całej masy domowych przyjemności.

Swoje domowe biuro warto wyposażyć w niezbędne artykuły biurowe. Długopis, notatnik, zakreślacze i kubek kawy powinny zawsze być w zasięgu ręki. Może się zdarzyć, że na samym początku efektywność pracy będzie kuleć, a nawet jedna wycieczka do salonu może skończyć się na krótkim odcinku “Przyjaciół” (najwyżej dwóch). Dzięki stałemu stanowisku pracy możesz oszukać swój organizm sugerując mu, że teraz pora na pracę, a później dopiero na odpoczynek i inne rozrywki.

5. Ustal podstawowe reguły z ludźmi w Twojej przestrzeni

Ważne jest uzgodnienie podstawowych zasad z innymi osobami w Twoim domu lub osobami, które dzielą Twoją przestrzeń podczas pracy.

Na przykład, jeśli masz dzieci, które uczą się w domu lub wracają do domu ze szkoły, podczas gdy ty nadal pracujesz, potrzebują one jasnych zasad dotyczących tego, co mogą, a czego nie mogą robić w tym czasie. Jeśli dzielisz przestrzeń z inną osobą dorosłą, która pracuje w domu, być może będziesz musiał wynegocjować ciszę, godziny spotkań i wspólny sprzęt, taki jak biurka i krzesła.

Ponadto fakt, że jesteś w domu i możesz wpuszczać ludzi do domu lub opiekować się zwierzętami, nie oznacza, że ​​inni członkowie rodziny powinni zakładać, że zawsze będziesz. Jeśli w ten sposób zdecydujesz się podzielić pracę domową, to w porządku, ale jeśli po prostu weźmiesz to wszystko domyślnie, ponieważ jesteś w domu, możesz poczuć się wykorzystany, a twoja produktywność może ucierpieć.

6. Zaplanuj przerwy

Jeśli pracujesz dla organizacji, poznaj zasady dotyczące przerw i zastosuj je. Jeśli jesteś samozatrudniony, daj sobie odpowiednią ilość czasu w ciągu dnia, aby odejść od ekranu komputera i telefonu. Godzina na lunch i dwie 15-minutowe przerwy wydają się być standardem dla pełnoetatowych pracowników w USA. W przypadku pracy przy komputerze i innej pracy siedzącej ważne jest, aby co jakiś czas wstawać i poruszać się, aby zapewnić krążenie krwi, przynajmniej raz na godzinę. Pomaga również regularne odrywanie oczu od ekranu, nawet jeśli jest to mikroprzerwa trwająca kilkadziesiąt sekund.

7. Ogarnij bałagan w domowym biurze

Kiedy pracujemy stacjonarnie, zwykle staramy się zostawić po sobie porządek. Niestety zdarza się, że popełniamy błąd i zapominamy o tym, pracując z domu. Lepsza efektywność pracy zdalnej zależy też od tego, czy możesz pracować bez konieczności przekopywania się przez stertę ubrań. Czyste stanowisko pracy bardziej odwzorowuje warunki panujące w biurze, dlatego dużo łatwiej poczuć się jak w pracy.

Każdy dzień wykonywania obowiązków powinniśmy zakończyć uporządkowaniem kubków po kawie lub herbacie i przygotowaniem domowego biura do porannego “przyjścia do pracy”. Rozpoczęcie dnia w czystym i uporządkowanym miejscu może wpłynąć na poprawę samopoczucia i osiąganie lepszych efektów.

8. Nie daj się przytłoczyć

Efektywnie zarządzaj pracą. Ustalaj priorytety, deleguj, komunikuj. To, że nie jesteś w biurze otoczony przez kolegów, nie oznacza, że ​​skoro jesteś w domu, jesteś sam na wyspie i musisz wziąć wszystko na swoje barki. Jeśli czujesz się na krawędzi lub przytłoczony, umów się na rozmowę z przełożonym, aby porozmawiać o obciążeniu pracą lub skontaktuj się z szerszym zespołem, aby lepiej zorganizować pracę.

9. Zrób listę i odhacz zrobione

Zarządzanie przepływem pracy może nie być łatwym zadaniem. Dobrym sposobem na zorganizowanie się jest zapisywanie zadań na każdy dzień. Zainwestuj w małą tablicę i kilka pisaków do wycierania, które mogą reprezentować twoją tablicę „codziennych zadań”. Możesz też skorzystać z aplikacji (Trello, Jira). Utwórz hierarchię zadań, od najpilniejszych i najważniejszych (lub zniechęcających) na górze, którymi zajmujesz się w pierwszej kolejności, aż do mniej istotnych zadań, które chciałbyś wykonać w ciągu jednego dnia. Gdy zrealizujesz każde z nich, odhacz je lub przekreśl, a na koniec dnia zobacz, co osiągnąłeś. Jest to nie tylko skuteczne, jeśli chodzi o pokazanie zakresu dokonanych postępów, ale także organizuje Cię i skupia.

Przed zakończeniem dnia Twoim ostatnim zadaniem powinno być spojrzenie na tablicę lub listę i wyczyszczenie wykonanych zadań. Wszelkie niedokończone ruchy mają najwyższy priorytet na następny dzień, więc już przygotowujesz się do jutrzejszego obciążenia pracą. Zarządzanie przepływem pracy sprawi, że praca w domowym biurze będzie bezproblemowa.

10. Zapomnij o mediach społecznościowych

Kiedy pracujesz, jesteś w trybie pracy. Ustaw swój telefon osobisty w trybie samolotowym, aby co kilka minut nie rozpraszały Cię powiadomienia, komunikaty i brzęczenia.

Najlepiej wyłącz swój telefon osobisty lub umieść go w innym pokoju. Jeśli Twój telefon osobisty pełni rolę telefonu służbowego, bądź bardzo zdyscyplinowany w odniesieniu do mediów społecznościowych. Wyłącz wszystkie powiadomienia aplikacji i wróć do pierwotnego zastosowania telefonu: tylko do połączeń i wiadomości, o ile to możliwe. Jeśli masz trudności z unikaniem sprawdzania swojego kanału na Instagramie lub sprawdzania, o czym wszyscy tweetują, spróbuj ograniczyć to do dwuminutowego okna co godzinę lub dwie, po prostu zaglądaj i rzucaj okiem na to, co się dzieje, a następnie wracaj do pracy. Bądź dla siebie twardy.

11. Wyjdź z domu

O ile jest to dozwolone i bezpieczne podczas pandemii, wyjdź z domu i rozruszaj swoje ciało. Potrzebuje ono ruchu i usprawnienia krążenia krwi. Dodatkowo świeże powietrze i naturalne światło dobrze Ci zrobią. Najlepiej wyjdź na zewnątrz przynajmniej na chwilę przed, w trakcie i po godzinach pracy.

Ta sama rada dotyczy również osób pracujących w tradycyjnych warunkach biurowych. Wyjdź z budynku przynajmniej raz dziennie w godzinach pracy.

Przed pandemią pracownicy zdalni mogli również chodzić do kawiarni, bibliotek i przestrzeni coworkingowych, aby przełamać monotonię przebywania w domu.

12. Poszukaj możliwości szkolenia i nauki

Kiedy nie pracujesz w biurze wraz ze swoimi współpracownikami, możesz przegapić szkolenia i kursy rozwoju umiejętności, które prowadzone są offline. Twoja firma może nawet zapomnieć dodać Cię do swoich kursów szkoleniowych online. Możesz przegapić okazję, aby nauczyć się czegoś przydatnego. Odezwij się i upewnij, że zostałeś uwzględniony.

Poza szkoleniami firmowymi możesz zamówić kursy i coaching online lub osobiście, jeśli tego potrzebujesz. Istnieje również wiele witryn edukacyjnych online, które uczą miękkich umiejętności biznesowych, programowania, umiejętności obsługi oprogramowania i innych zakresów. Firmy zdalne często mają budżet na naukę i szkolenia umiejętności. Jeśli Twoja organizacja tego nie robi, zapytaj, czy mogliby uruchomić taką możliwość.

13. Ponadwymiarowa komunikacja

Praca zdalna wymaga od wszystkich sporego zaangażowania w komunikację.

Często informuj wszystkich, którzy muszą wiedzieć o swoim harmonogramie i dostępności. Dobrym narzędziem będzie tu kalendarz elektroniczny np. Google Calendar. Nie zakładaj, że ktokolwiek będzie pamiętać. Ogłoś zakończeniu projektu lub ważnego zadania. Nadmierna komunikacja niekoniecznie oznacza, że ​​musisz napisać esej składający się z pięciu akapitów, aby wyjaśnić każdy twój ruch, ale często oznacza konieczność powtarzania informacji. Żartuj o tym, że musiałeś już sześć razy wspominać o nadchodzących wakacjach, a potem wspomnij o tym ponownie.

14. Bądź pozytywnie nastawiony

Rozpoznanie intonacji w pisanych wiadomościach jest naprawdę trudne podczas komunikacji zdalnej. Im mniej masz czasu na kontakt z ludźmi, tym bardziej zwięzła wiadomość może wydawać się celowa i angażująca.

W środowisku pracy zdalnej wszyscy muszą być pozytywnie nastawieni, do tego stopnia, że ​​może się wydawać, że jesteś przesadnie pozytywny, a nawet wylewny. W przeciwnym razie ryzykujesz, że będziesz brzmieć jak sztywniak. To niefortunne, ale prawdziwe. Więc ogarnij wykrzyknik! Znajdź swoje ulubione emotikony. Będziesz ich potrzebować 😀

15. Zakończ dzień rutynowo

Tak jak powinieneś zacząć dzień od rutyny, wyrób nawyk, który sygnalizuje koniec dnia pracy. Może to być podpis w aplikacji biznesowej do przesyłania wiadomości, wieczorny spacer z psem lub zajęcia jogi w domu. Zrobi coś tak prostego, jak wyłączenie komputera i włączenie ulubionego podcastu. Cokolwiek wybierzesz, rób to konsekwentnie, aby zaznaczyć koniec godzin pracy.

Efektywność w pracy zdalnej a życie prywatne

Życie prywatne i zawodowe często się przeplatają. Zwłaszcza gdy pracujesz zdalnie. Gdy pracujesz nad zwiększeniem efektywności pracy zdalnej – nie zapominaj, że godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pozostają bez zmian. Posiadanie służbowego laptopa i telefonu w swoim domu nie oznacza, że musisz wykonywać swoje obowiązki po godzinach pracy (chyba że charakter Twojej pracy tego wymaga). Efektywność w pracy z domu nie oznacza, że cały czas wolny musisz poświęcać obowiązkom zawodowym.

Pamiętajmy o zachowaniu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Nawet gdy praca wdarła się do naszych domów i mieszkań. W przeciwnym razie możesz wypalić się zawodowo i mieć problemy z kontynuowaniem rozwoju profesjonalnego w pełnym wymiarze.

Literatura:

Devaney E., „How to Work From Home: 24 Tips From People Who Do It Successfully”, HubSpot.com, 2021

Duffy J., „20 Tips for Working From Home”, PC Magazine, 2021

Hanlon P., „10 Tips From Mindfulness to Productivity For Your Home Office”, Epidemic Sound, 2020

Sikora P., „Jak być bardziej efektywnym w pracy zdalnej? 5 sposobów na lepszą pracę z domu”, GoWork.pl, 2021