OKR-y i BAU: Różnice, podobieństwa i praktyczne zastosowanie

Jako doświadczony Agile Coach, chętnie przybliżę Ci różnice między pracą nad realizacją OKR-ów (Objectives and Key Results) a BAU (Business as Usual). Oba podejścia mają swoje miejsce w zarządzaniu projektami i osiąganiu celów biznesowych, jednak różnią się zarówno pod względem podejścia, jak i oczekiwanych rezultatów.

Podobieństwa między OKR-ami a BAU

• Cele: Zarówno OKR-y, jak i BAU są ukierunkowane na osiągnięcie określonych celów. Różnica polega na tym, że cele OKR-ów są ambitniejsze i bardziej strategiczne, podczas gdy cele BAU są często bardziej operacyjne i związane z utrzymaniem bieżącej działalności.
• Pomiar: Zarówno w przypadku OKR-ów, jak i BAU, ważne jest mierzenie postępów i osiągnięć. Dzięki temu możemy ocenić efektywność naszych działań i wprowadzać niezbędne korekty.
• Zespołowość: Zarówno w przypadku OKR-ów, jak i BAU, sukces zależy od współpracy zespołów.

Różnice między OKR-ami a BAU

Cecha	OKR-y	BAU
Cel	Ambitne, strategiczne cele, które wykraczają poza codzienną działalność	Utrzymanie bieżącej działalności, wykonanie codziennych zadań
Horyzont czasowy	Długoterminowy (kwartał, rok)	Krótkoterminowy (dzień, tydzień)
Poczucie pilności	Wysokie, wymagające ciągłej uwagi i adaptacji	Często oparty na KPI, które mierzą efektywność procesów
Pomiar	Skupienie na kluczowych wynikach (KR), które mierzą postępy w osiąganiu celu	Pomiar wydajności, jakości i terminowości wykonania zadań
Podejście	Innowacyjne, zorientowane na przyszłość	Rutynowe, oparte na sprawdzonych procedurach
Zaangażowanie zespołu	Wysokie zaangażowanie zespołu w ustalanie celów i ich realizację	Zespół wykonuje powierzone zadania

Kiedy stosować OKR-y, a kiedy BAU?

OKR-y:

• Wprowadzanie i rozwój nowych produktów lub usług
• Wprowadzanie innowacji
• Zwiększanie udziału w rynku
• Optymalizacja procesów biznesowych
• Rozwój nowych kanałów sprzedaży
• Realizacja strategicznych projektów
• Zmiana kultury organizacyjnej
• Kiedy chcesz, aby zespół był bardziej zaangażowany i skoncentrowany na wspólnym celu.

BAU:

• Utrzymanie istniejących produktów i usług
• Obsługa klienta
• Zarządzanie zapasami
• Rozwiązywanie problemów technicznych
• Rutynowe zadania administracyjne
• Utrzymanie bieżących operacji
• Zapewnienie ciągłości usług
• Zminimalizowanie ryzyka
• Kiedy chcesz zoptymalizować istniejące procesy

Przykład z życia biznesowego

Wyobraźmy sobie, że jesteś menedżerem produktu w firmie produkującej oprogramowanie. 

• OKR: Zwiększyć sprzedaż naszego nowego produktu o 30% w ciągu najbliższego kwartału poprzez uruchomienie kampanii marketingowej w mediach społecznościowych i zwiększenie liczby demonstracji produktu.
• BAU: Utrzymanie dostępności oprogramowania na poziomie 99,9%, odpowiadanie na zgłoszenia klientów w ciągu 24 godzin, przeprowadzanie regularnych aktualizacji oprogramowania.

OKR w tym przypadku skupia się na osiągnięciu ambitnego celu sprzedażowego poprzez wprowadzenie nowych działań marketingowych. BAU natomiast zapewnia, że podstawowe funkcje produktu działają prawidłowo i klienci są zadowoleni.

Przykładowe zastosowania

OKR-y:

Cel: Zwiększyć sprzedaż o 20% w ciągu roku.

Kluczowe Wyniki:

• Wprowadzić nowy produkt na rynek
• Zwiększyć liczbę klientów o 15%
• Poprawić średnią wartość zamówienia o 10%

Cel: Zostać liderem innowacji w branży.

Kluczowe Wyniki:

• Zarejestrować 5 nowych patentów
• Wprowadzić na rynek 3 nowe produkty oparte na technologiach AI
• Zwiększyć liczbę zgłoszeń do konkursów innowacyjnych o 30%

BAU:

Cel: Utrzymać poziom zadowolenia klientów na poziomie co najmniej 90%.

KPI: Czas odpowiedzi na zapytanie klienta, liczba reklamacji, ocena satysfakcji w ankietach.

Cel: Zminimalizować przestoje produkcyjne.

KPI: Czas przestoju maszyn, liczba awarii, efektywność wykorzystania zasobów.

Jak połączyć OKR-y i BAU?

Aby osiągnąć sukces, ważne jest, aby znaleźć równowagę między OKR-ami a BAU. OKR-y dostarczają kierunku i motywacji, podczas gdy BAU zapewnia stabilność i umożliwia realizację codziennych zadań. Oto kilka wskazówek:

• Priorytetyzacja: Określ, które cele są najważniejsze i skup się na ich realizacji.
• Zespół: Zaangażuj cały zespół w ustalanie i realizację OKR-ów.
• Elastyczność: Bądź gotowy na zmiany i dostosuj swoje OKR-y w razie potrzeby.
• Zapewnienie równowagi Znajdź odpowiedni balans między pracą nad innowacjami (OKR-y) a utrzymaniem bieżących operacji (BAU).
• Regularne przeglądy: Przeprowadzaj regularne przeglądy postępów i wprowadzaj korekty.
• OKR-y jako uzupełnienie BAU: OKR-y mogą służyć jako uzupełnienie BAU, dostarczając długoterminowej perspektywy i motywując zespół do osiągnięcia ambitnych celów.
• Integracja OKR-ów z procesami Agile: OKR-y można z powodzeniem zintegrować z metodykami Agile, takimi jak Scrum czy Kanban, co pozwala na elastyczne dostosowywanie się do zmieniających się warunków.

Podsumowanie

Zarówno OKR-y, jak i BAU są ważnymi narzędziami w zarządzaniu projektami i osiąganiu celów biznesowych. Wybór odpowiedniego podejścia zależy od konkretnej sytuacji i celów, które chcemy osiągnąć. Poprzez umiejętne połączenie obu tych podejść możemy zwiększyć efektywność naszej pracy i osiągnąć lepsze wyniki oraz osiągnąć zarówno krótkoterminowe, jak i długoterminowe sukcesy.