Kontrakt zespołowy

W sytuacjach konfliktowych, gdy coś niewłaściwego się wydarzy w zespole, konieczne jest odwołanie się do ważnych dla grupy zasad. Wówczas pojawia się zaskoczenie i członkowie zespołu dziwią się, mówiąc że nie mieli pojęcia, że to jest tak ważne. Jak sobie z tym poradzić? Jak nie zapomnieć o oczywistych oczywistościach? Warto zadbać o zbudowanie kontraktu zespołowego.

Praca w zespole powinna być oparta na czytelnych dla wszystkich jego członków regułach. To według nich zespół wykonuje swoją pracę na co dzień. Dlatego kontrakt zespołowy (ang. Team Charter) powinien być zrozumiały dla wszystkich osób w grupie, powinien gromadzić wszystkie zasady i wartości, które są dla nich ważne.

To lider grupy, powinien zapewnić zebranie tych zasad i wdrożenie ich w codziennym trybie życia zespołu. Bez tych reguł, każdy będzie postępował wg własnych kryteriów lub zasad poprzedniego szefa. Spowodować to może szereg kłopotów, konfliktów i błędów organizacyjnych.

Co może być świetną okazją do zawarcia kontraktu z zespołem?

• moment obejmowania/przejmowania opieki nad zespołem,
• zdanie sobie sprawy, że wcześniej ustalone reguły nie są zachowywane i warto je odświeżyć/zmienić przypomnieć,
• do zespołu dołącza nowa osoba,
• zmianie ulegają zadania realizowane przez zespół,
• zmienia się strategia działania zespołu/firmy,
• nastąpił jakiś rodzaj kryzysu i od tej chwili konieczne jest działanie w inny sposób.

Kontrakt z zespołem i samo jego zawarcie, to ważny moment zarówno dla zespołu, jak i menedżera z nim współpracującego. To świetna okazja do odrębnego spotkania w zespole. 

Jak takie spotkanie może wyglądać?

• uzasadnienie spotkania, np. jeden z powodów wymienionych powyżej,
• podanie kilku przykładowych zachowań, które nie będą akceptowane w zespole np. brak punktualności, 
• omówienie narzędzi, którymi będziemy się posługiwać: np. standardowo komunikujemy się przy pomocy bezpośrednich rozmów, pracujemy w godzinach 9.00 do 16.00, posiłki jadamy wyłącznie w kuchni,
• określenie kilku wartości/zachowań, np. wartości zespołu zwinnego,
• przestrzeń na propozycje, pytania, wątpliwości.

Gdy taki kontrakt zawierany jest podczas szkolenia, często zostaje zapisany lub zanotowany graficznie na flipcharcie. Gdy w zespole są osoby uzdolnione graficznie, bywa drukowany w ozdobny sposób i wieszany na ścianie pokoju, w którym rezyduje zespół, tak aby był widoczny dla wszystkich i łatwy do zapamiętania. 

Wówczas, gdy pojawi się sytuacja konfliktowa, łatwo do niego sięgnąć i przypomnieć sobie reguły. Przypomnienie kontraktu, weryfikacja skuteczności i modyfikacja jego zasad to świetny temat na retrospektywę.

Wspólne wartości

Wartości zespołu zwinnego to świetna baza dla reguł funkcjonowania w zespole: dotrzymywanie zobowiązań, odwaga, skupienie, otwartość, szacunek. Warto jednak wskazać konkretne zachowania, które im odpowiadają, gdyż nie dla wszystkich mogą być te same słowa muszą znaczyć dokładnie to samo.

Dotrzymywanie zobowiązań (ang. Commitment)

• staramy się dowiedzieć co jest celem projektu/zespołu/iteracji i jak  może go wesprzeć nasza praca,
• robimy wszystko, aby nasz cel został osiągnięty,
• jeśli to niezbędne, prosimy o pomoc z zewnątrz,
• przychodzimy na czas na spotkania i warsztaty, które wcześniej zaplanowaliśmy,
• we wszystkich wydarzeniach uczestniczymy aktywnie,
• wiemy co to znaczy że cele zostały osiągnięte/zadania zostały wykonane, 
• znamy kryteria sukcesu/definicję „ukończenia” (ang. Definition of Done).

Odwaga (ang. Courage)

• jeśli nie zgadzamy się z zadaniem, o które jest zaplanowane do realizacji –  mówimy o tym wprost,
• zadania o najwyższym priorytecie realizujemy najpierw,
• podobnie postępujemy, gdy dotyczy to też pozostałych interesariuszy, niezależnie od hierarchii w firmie,
• gdy zauważymy, że członkowie naszego zespołu robią coś nie tak jak trzeba lub  wykryjemy błąd – omawiamy to na forum zespołu, 
• jeśli uważamy, że mamy rację, bronimy swego stanowiska, nawet jeśli jesteśmy w mniejszości.

Skupienie (ang. Focus)

• nie rozpraszamy się podczas pracy nad projektem/zadaniem/iteracją,
• kiedy praca nad zadaniem sprawia nam przyjemność, nie wydłużamy jej,
• nawet, gdy zadanie nie jest przyjemne, poświęcamy mu tyle uwagi ile jest niezbędne do jego zakończenia,
• jak tylko zadanie jest gotowe, przechodzimy do kolejnego,
• informujemy, że zadanie jest gotowe do odbioru i upewniamy się, że kolejne osoby mogą podjąć nad nim pracę.

Otwartość (ang. Openness)

• nie ukrywamy problemów licząc, że same się rozwiążą,
• nie obawiamy się przekazać trudnych informacji pozostałym członkom zespołu oraz interesariuszom,
• mówimy jak naprawdę jest, nie wyolbrzymiamy, ani nie umniejszamy sytuacji,
• członkowie zespołu nie muszą domyślać się co czujemy, dzielimy się tym z nimi,
• jeśli coś lub ktoś nas denerwuje, mówimy o tym otwarcie.

Szacunek (ang. Respect)

• cenimy jednakowo  opinię wszystkich,
• bez względu na to kto mówi, słuchamy z taką samą uwagą,
• nigdy nie przerywamy mówiącemu, podczas słuchania,
• czujemy, że nasze zdanie ma znaczenie, zespół się z nim liczy.

Reguły współżycia

Przykłady:

• “szanujemy swoje miejsca parkingowe”,
• “co tydzień zrzucamy się na kawę”,
• “podpisujemy swoje jedzenie w lodówce”,
• “usuwamy zepsute jedzenie z lodówki”.

Radzenie sobie z konfliktem

Odpowiedzcie na pytania, które uruchomią myślenie zespołu o konflikcie:

• w jaki sposób możemy wywołać konflikt?
• jak wrócimy do współpracy, kiedy będziemy w ostrym konflikcie?
• jak rozpoznamy, że konflikt został rozwiązany?

Zasady współpracy

• narzędzia komunikacji – które do jakich celów,
• godziny pracy,
• czas trwania sprintu, 
• standardowe terminy spotkań i ich częstotliwość,
• kto prowadzi spotkania,
• kto tworzy notatki ze spotkań,
• czas trwania przerw itp.

Zasady komunikacji

• etykieta dotycząca spotkań, 
• zasady odpowiadania na maile
• proces umawiania spotkań,
• sposób rezerwacji salek.

Kontrakt nie jest niezmienny. To reguły pracy dla Ciebie i dla zespołu. Warto o nich rozmawiać na retrospektywie. Trzeba weryfikować zapisy i modyfikować je co jakiś czas. Zwinność to sztuka eksperymentowania, udoskonalania drogi, którą idziemy.