Dlaczego warto inwestować w umiejętność aktywnego słuchania? (część I)

Słuchanie – najważniejsza kompetencja

Nie ma się co oszukiwać, aktywne słuchanie to uber-hack XXI wieku. Bywa jednak, że uczymy się go powierzchownie, bo poświęcamy sporo czasu na naukę sztuczek w negocjowaniu, wybór słów i fraz, mowy ciała. Mają nas one wspomagać przy wpływaniu na innych. Często jednak nie poświęcamy tyle samo czasu na opanowanie tej umiejętności, aby miała wymiar transformujący. Po prostu nie wiemy, jak być skutecznym słuchaczem, który wykracza poza zwykłe kiwanie głową i nawiązywanie kontaktu wzrokowego.

Czym jest aktywne słuchanie ludzi, które może doprowadzić do trwałych zmian w twoim stylu komunikacji z kolegami w pracy?

Nieodzownym narzędziem każdego lidera i skutecznego członka zespołu.

Czy wiesz, że menedżerowie spędzają około 83% czasu na słuchaniu? * Niestety, nie słyszałam jeszcze o badaniach jakości słuchania u dyrektorów. Można więc spodziewać się najgorszego, biorąc po uwagę to wszystko co napisano na temat zewnętrznych zakłóceń związanych z technologią. Nie można też pominąć wewnętrznego rozproszenia poprzez zniekształcenia poznawcze, gonitwę myśli czy niepokój. Dlatego, żeby ułatwić moim klientom prace nad tą kompetencją stworzyłam specjalny katalog typów nie-słuchaczy. Za jego pomocą którego będą w stanie rozwinąć swoje umiejętności głębokiego słuchania.

Bliskie mi jest myślenie, że z ludźmi dobrze zacząć od obserwacji tego, co jest w danym momencie. Dlatego z ciekawością zapraszam moich klientów (i siebie samą) do analizy sytuacji, w której nie słuchamy innych. Jeśli chcesz poważnie podejść do swoich umiejętności, zacznij od oceny, jaki typ nie-słuchania zdarza ci się stosować w pracy.

Rodzaje nie-słuchaczy

Agresywny nie-słuchacz

Ten typ ma po prostu ogrom doświadczenia i wiedzy. Zwykle zdobywał je na bardzo odpowiedzialnych i wysokich stanowiskach. Nie chce tracić cennego czasu na słuchanie rzeczy, które już słyszał. Co więcej, o których wie, że nie działały w przeszłości. Agresywny nie-słuchacz ma bardzo ograniczone zaufanie do uczenia się czegoś nowego od innych. Zdarza mu się jednak zwracać uwagę na osoby w zespole, które są silniejszymi negocjatorami niż on. Lub którzy zyskali przewagę i udowodnili swoje racje w przeszłości. Ale ogólnie rzecz biorąc, ten nie-słuchający nie docenia opinii innych ludzi. Nikt nie jest wolny od ocen. Jednak zdarza ci się oceniać innych jako mniej inteligentnych od siebie. To na pewno przeszkodzi ci w aktywnym słuchaniu, a tym samym zuboży to twoją perspektywę.

Typowe przekonanie: „Wiem, co powiesz po kilku pierwszych słowach.”

Typowe zachowanie:

• przerywanie, 
• cyniczne komentarze, 
• pytania prowadzące do ujawnienia czyjejś ignorancji, 
• nadmierne używanie wymówek o braku czasu, 
• język ciała, który okazuje brak szacunku lub obojętność:
  • brak kontaktu wzrokowego,
  • długie spojrzenie w inną stronę,
  • odwracanie się w innym kierunku niż twój rozmówca,
• wygłaszanie krótkich monologów zamiast rozmawianie z innymi, 
• słuchanie tylko tych fragmentów wiadomości, które z góry ocenione są jako interesujące i odrzucanie całej reszty oparte na subiektywnych przesłankach.

Rozwiązanie:

Jeśli cierpisz na ten stan, zastosuj poniższe wskazówki:

• Zauważ, kogo traktujesz w ten sposób. Zakwestionuj swoją własną opinię na temat tej osoby.
• Obserwuj, jakie tematy sprawiają, że dominuje u ciebie ‘postawa eksperta.’
• Włącz ciekawość. Ilekroć poczujesz potrzebę przerwania komuś w środku zdania, pomyśl:

„Będę starała/starał się słuchać, aby znaleźć rzeczy, które są interesujące”

lub

„Co jest dla mnie tutaj zaskoczeniem?”

• Pamiętaj, że 5 minut spędzonych na głębokim słuchaniu może być bardziej produktywne niż 30 minut przekonywania innych, że nie mają racji.

Rozproszony nie-słuchacz

Ten nie-słuchacz ma teraz wiele do zrobienia. Termin goni termin, a priorytety bardziej przypominają nieprzewidywalne koło fortuny niż coś, czym można zarządzać. Co on robi zamiast słuchać i być obecnym? Jest w swojej głowie planując przyszłe działania.

Typowe przekonanie: „Jestem tak zajęty, że nie mogę przestać myśleć o tym, co muszę zrobić.”

Typowe zachowanie:

• wielozadaniowość (np. rozmawianie z kimś i czytanie e-mail), 
• wędrówki myśli także podczas spotkania z innymi,
• trudność w podążaniu za tokiem rozmowy,
• przeskakiwanie od jednego tematu do drugiego, 
• komentowanie w chaotyczny i niezwiązany z głównym tematem sposób;

Rozwiązanie:

Kiedyś usłyszałam „Gdziekolwiek jesteś bądź tam.” Jeśli nie słuchasz, prawdopodobnie nigdy nie jesteś w pełni obecny ani z rodziną, ani na telekonferencji w pracy, ani podczas rozmowy jeden na jeden.

Jak skupić się na tu i teraz?

• Zapisz wszystkie zadania, które musisz wykonać.
• Ustal swoje własne priorytety, jednak nie przywiązuj się do nich zbytnio. To są priorytety na TERAZ.
• Zaufaj sobie. Za każdym razem, gdy na spotkaniu zaczynasz nerwowo przypominać sobie o innych rzeczach, pamiętaj, że „zadania na dziś’’ zostały zapisane i są bezpieczne. Nic ci nie umknie.
• Aby mieć pewność, że jesteś obecny/obecna, kiedy złapiesz się na niesłuchaniu, powtórz to, co właśnie zostało powiedziane własnymi słowami. Rozpocznij: „Chcę mieć pewność, że cię w pełni rozumiem. Właśnie powiedziałeś… Czy coś przeoczyłem/przeoczyłam?”

Kreatywny nie-słuchacz

Większość kreatywnych nie-słuchaczy ma głębokie przekonanie, że nie można podążać za innymi i jednocześnie wpadać na pomysły i myśleć twórczo. Ponieważ tego typu kreatywność polega na nieprzerwanym wpadaniu na pomysły, koncepcje i na rozważaniu możliwości. Może się zdarzyć, że kiedy ci nie-słuchacze połączą kropki w swoich głowach, natychmiast przechodzą od A do Z. W ten sposób odkrywają zupełnie nowe terytorium, ale jednocześnie tracą kontakt z rzeczywistością. Wynik? Inni uczestnicy spotkania zagubią się w sieci pomysłów lub będą tylko polegać na twojej kreatywności, bo tyle jej przecież masz.

Typowe przekonanie: „JA mam tak wiele świetnych pomysłów.”

Typowe zachowanie:

• przerywanie innym, 
• chaotyczne wypowiedzi, 
• przeskakiwanie z tematu na temat, 
• łączenie trudnych do zrozumienia dla innych pomysłów bez objaśniania związku między nimi, 
• entuzjazm, energia i optymizm w nadmiernej ilości, 
• skupienie się głównie na tym, co może być, 
• powierzchowna dyskusja na ważne tematy, 
• nadpobudliwość, która może spowodować nadmierne wycofanie innych.

Rozwiązanie:

Jest tyle korzyści z bycia kreatywnym. Niestety ludzie nie uczą się jednocześnie, jak dyskutować z innymi, aby każdy pomysł i potencjalny pomysł został usłyszany. A właśnie ta umiejętność czyni liderów i członków zespołu szczególnie cennymi dla organizacji. Jeśli chcesz przenieść swoje kompetencje na wyższy poziom i zacząć trochę mniej nie-słuchać kreatywnie, dowiedz się, jak pobudzać także twórczy potencjał innych.

• Zacznij dobrze czuć się z ciszą. To OK zadać pytanie i poczekać na tych, którzy potrzebują czasu do namysłu.
• Skoncentruj się na formułowaniu wnikliwych pytań, które w naturalny sposób kontynuują rozmowę.
• Rób notatki. Zapisz wszystkie interesujące twoim zdaniem głosy i wypowiedzi na spotkaniu. Jeśli nie możesz w tym czasie robić notatek, słuchaj z zamiarem podkreślenia tego, co lubisz w wypowiedziach innych na końcu dyskusji.
• Jeśli przeważnie zbyt szczodrze się dzielisz swoimi ideami, dla równowagi swoje pomysły przedstaw na końcu lub wcale, jeśli zostały już powiedziane.

---

* Według Oscara Trimboliego podczas podcastu „The Modern Manager” 42. oraz https: //hbr.org/2017/10/a-survey-of-how-1000-ceos-spend-their-day-reveals-what-makes-leaders-successful