OKR-y vs. KPI: Podstawowe różnice i zastosowanie w praktyce

OKR-y (Objectives and Key Results) oraz KPI (Key Performance Indicators) to dwa często używane w zarządzaniu pojęcia, które często są ze sobą mylone. Choć na pierwszy rzut oka mogą wydawać się podobne, pełnią one różne role i są stosowane w różnych kontekstach. Chociaż oba służą do mierzenia postępów i osiągnięć, mają zupełnie różne cele i zastosowania.

Podobieństwa między OKR-ami a KPI

• Mierzenie: Zarówno OKR-y, jak i KPI służą do mierzenia postępów i osiągnięć.
• Orientacja na cele: Oba narzędzia są związane z określaniem i osiąganiem celów.
• Wskaźniki: Oba korzystają z liczbowych wskaźników do śledzenia wyników.
• Wspólny cel: Zarówno OKR-y, jak i KPI mają na celu poprawę efektywności organizacji.
• Wsparcie podejmowania decyzji: Zarówno OKR-y, jak i KPI dostarczają danych, które pomagają w podejmowaniu świadomych decyzji.

Różnice między OKR-ami a KPI

Cecha	OKR-y	KPI
Cel	Określenie ambitnych, strategicznych celów i śledzenie postępów w ich realizacji	Mierzenie wydajności i efektywności konkretnych procesów lub działań
Horyzont czasowy	Długoterminowy (kwartał, rok)	Może być zarówno krótkoterminowy, jak i długoterminowy
Charakter	Jakościowy i ilościowy	Przeważnie ilościowy
Zastosowanie	Strategiczne, ukierunkowane na przyszłość	Operacyjne, związane z bieżącą działalnością
Zaangażowanie zespołu	Wysokie zaangażowanie zespołu w ustalanie celów i ich realizację	Często stosowane przez menedżerów do monitorowania pracy zespołu
Elastyczność	Wysoka elastyczność, możliwość dostosowania w trakcie realizacji	Mniej elastyczne, zwykle ustalane na dłuższy okres

Kluczowe różnice:

• OKR-y są bardziej elastyczne i zorientowane na przyszłość, podczas gdy KPI są bardziej sztywne i skupione na bieżących wynikach.
• OKR-y są bardziej jakościowe, podczas gdy KPI są bardziej ilościowe.
• OKR-y są bardziej odpowiednie dla ustalania strategicznych celów, a **KPI** dla monitorowania efektywności działań.

Kiedy stosować OKR-y, a kiedy KPI?

OKR-y:

• Kiedy: Chcesz ustalić ambitne, strategiczne cele dla całej organizacji lub zespołu.
• Przykład: Zwiększenie udziału w rynku o 20% w ciągu roku poprzez wprowadzenie nowego produktu i intensyfikację działań marketingowych.

KPI:

• Kiedy: Chcesz monitorować wydajność konkretnych procesów lub działań.
• Przykład: Zmniejszenie czasu realizacji zamówień o 15%, zwiększenie liczby zadowolonych klientów o 10%.

Zastosowania OKR-ów, i KPI?

OKR-y:

• Strategiczne cele: Kiedy chcesz określić ambitne cele, które napędzają rozwój firmy.
• Innowacje: Kiedy chcesz wprowadzać nowe produkty, usługi lub procesy.
• Zwiększenie zaangażowania zespołu: Kiedy chcesz, aby zespół był zaangażowany w osiąganie wspólnych celów.

KPI:

• Monitorowanie wydajności: Kiedy chcesz śledzić wydajność konkretnych procesów lub działań.
• Ocena efektywności: Kiedy chcesz ocenić, jak dobrze zespół lub poszczególni pracownicy wykonują swoje zadania.
• Podejmowanie decyzji operacyjnych: Kiedy potrzebujesz danych, które pomogą Ci w podejmowaniu bieżących decyzji.

Przykład z życia biznesowego

Wyobraźmy sobie firmę produkującą oprogramowanie.

OKR: Zostać liderem na rynku oprogramowania dla małych firm w ciągu 2 lat.

KPI: Liczba nowych klientów miesięcznie, średni czas odpowiedzi na zgłoszenia klienta, ocena satysfakcji klienta.

W tym przypadku OKR określa ambitny, długoterminowy cel, a KPI służą do monitorowania postępów w jego realizacji.

Wyobraźmy sobie, że jesteś menedżerem produktu w firmie tworzącej aplikacje mobilne.

OKR: Zwiększyć liczbę pobrań naszej nowej aplikacji o 50% w ciągu najbliższych 6 miesięcy poprzez wprowadzenie innowacyjnych funkcji i skutecznej kampanii marketingowej.*

KPI: Średni czas reakcji na zgłoszenia klientów, liczba błędów w aplikacji, współczynnik konwersji użytkowników w płatnych klientów.

OKR w tym przypadku określa ambitny cel, który ma napędzać rozwój firmy. KPI natomiast służą do monitorowania wydajności aplikacji i efektywności działań marketingowych.

OKR-y i KPI w Agile

W podejściu Agile OKR-y są często wykorzystywane do ustalania celów na poziomie zespołu lub całej organizacji, podczas gdy KPI służą do monitorowania postępów w poszczególnych iteracjach (sprints). Dzięki temu można połączyć elastyczność Agile z jasno określonymi celami strategicznymi.

Podsumowanie

Zarówno OKR-y, jak i KPI są ważnymi narzędziami w zarządzaniu projektami i osiąganiu celów biznesowych. OKR-y pomagają w określeniu kierunku i motywują zespół do działania, podczas gdy KPI dostarczają konkretnych danych na temat postępów. Aby osiągnąć sukces, ważne jest umiejętne połączenie obu tych podejść i dostosowanie ich do specyfiki organizacji.

OKR-y i KPI to uzupełniające się narzędzia, które mogą pomóc firmie w osiąganiu sukcesu. OKR-y dostarczają długoterminowej perspektywy, podczas gdy KPI pomagają podejmowaniu decyzji operacyjnych.

Które narzędzie jest lepsze? Odpowiedź na to pytanie zależy od konkretnych potrzeb firmy. Najlepsze rezultaty można osiągnąć, łącząc oba podejścia.

Pamiętaj:

• OKR-y i KPI powinny być spójne ze strategią firmy.
• OKR-y powinny być ambitne, ale realistyczne.
• KPI powinny być łatwe do zrozumienia i mierzenia.
• Regularnie przeglądaj i aktualizuj swoje OKR-y i KPI.