Macierz kompetencji – jak ją przygotować?
Wiele firm boryka się z niedoborem pracowników o kompetencjach, które są w stanie zaspokoić potrzeby danej organizacji. Ponadto, często występuje konieczność szybkiego wdrożenia nowego pracownika, a duża rotacja powoduje, że wiedza często ucieka z organizacji.
I to pojawia się dylemat: Czy ponosić spore koszty znalezienia odpowiedniego kandydata na rynku, a później również wyższe koszty jego wynagrodzenia, by skutecznie pozyskać go do firmy? Czy zainwestować w rozwój ludzi, którzy już w naszej organizacji pracują? A jeżeli tak, to których pracowników i w jakich obszarach? Odpowiedzi na te pytania będzie musiał znaleźć również niejeden kierownik projektu.
Matryca kompetencji to przydatne narzędzie do zarządzania zespołem i projektami, które pomaga wykorzystać w pełni posiadane w zespole (organizacji) talenty oraz szybko i łatwo zidentyfikować potrzeby rozwojowe pracowników. Pomoże ona określić zasady rekrutacji i selekcji, ocenić wyniki oraz ustandaryzować umiejętności pracowników.
Jak wyjaśnia Jurgen Appelo w swojej książce Management 3.0, praca z każdym pracownikiem na osobności nie wystarczy, aby usprawnić zespół lub organizację. Dlatego ważne jest, aby zachować ogólny widok, który pomoże nam zadbać o to, aby poszczególne elementy pasowały do siebie w najlepszy możliwy sposób.
Matryca kompetencji lub macierz talentów to narzędzie opracowane przez Christopha Brauna. Pomaga nam ono zrównoważyć wydajność zespołu i przyspieszyć rozwój umiejętności poszczególnych jego członków. Ponadto umożliwia dostosowanie umiejętności pracowników do celów firmy.
Za pomocą tego narzędzia możemy mapować umiejętności potrzebne i pożądane dla zespołu lub projektu. Matryca jest zwykle reprezentowana przez siatkę pokazującą pożądane kompetencje, dostępne i te, których zespół nie oferuje.
Podczas definiowania procesów lub tworzenia nowych zespołów posiadanie tych informacji pod ręką jest niezwykle przydatne, ponieważ macierz przedstawia je w formie wizualnej, która jest łatwa do śledzenia.
Korzyści ze stosowania macierzy kompetencji
Ogólnie rzecz biorąc, mapa lub macierz talentów pomaga zwiększyć wydajność w różnych obszarach, dzięki czemu korzyści są odczuwalne w całej firmie.
Pomaga zespołom uzyskać przegląd dostępnych umiejętności oraz tych, których brakuje. Po wykryciu tych ostatnich, wspiera określenie braków w zatrudnieniu specjalistów, którzy mogliby uzupełnić przedmiotową jednostkę.
Matryca umożliwia szybkie i łatwe znalezienie zastępców, gdy inni pracownicy są chorzy lub na wakacjach. Kiedy masz dobry pomysł i potrzeba poszukać, kto jest to w stanie zrobić, znacznie łatwiej jest znaleźć osoby z firmy, które mogą Cię wesprzeć w tym obszarze.
Ponadto matryca oferuje profesjonalistom pełny obraz ich kompetencji oraz tego, co wnoszą do zespołu i organizacji. To doskonały punkt wyjścia do szukania możliwości uczenia się i rozwoju.
Uświadamia ludziom umiejętności potrzebne do skutecznej pracy ich zespołu i dostarcza informacji o kompetencjach, które muszą opanować.
Narzędzie daje firmom szeroki obraz umiejętności dostępnych w ich zespole oraz obszarów wymagających poprawy. Pozwala im to na opracowanie praktycznych planów szkoleniowych i edukacyjnych.
Pomaga dystrybuować wewnętrzne talenty w najlepszy i najbardziej efektywny sposób. Dzięki temu nie zawsze musimy zatrudniać nowych specjalistów, aby zaspokoić określone potrzeby. A także możemy znaleźć osoby, które zrealizują upragnione cele, sprawdzając naszą macierz kompetencji.
Usprawnia obsługę klientów wewnętrznych i zewnętrznych. Gdy zespoły staną się świadome swoich umiejętności, będziemy mieli więcej narzędzi i informacji, aby zapobiegać problemom.
Jak zbudować matrycę kompetencji?
1. Określ kompetencje
Najlepiej jest zacząć od wyszukania wszystkich kompetencji niezbędnych do wykonywania codziennej pracy w Twoim zespole. Jest to bardzo ważny etap, jeśli nie najważniejszy. Najpierw trzeba spisać wszystkie umiejętności, które są niezbędne z punktu widzenia organizacji, koniecznie powinny być one zrozumiałe dla wypełniającego. Ich nazwy powinny jednoznacznie wskazywać jakiej umiejętności dotyczą. Jeśli nie da się tego zrobić w sposób hasłowy, warto zrobić słowniczek lub standard określający, co kryje się pod poszczególną umiejętnością. Jeśli będzie ich dużo, warto je też pogrupować, aby ułatwić późniejsze odczytywanie informacji z matrycy.
Jakie kompetencje mogą znaleźć się na matrycy kompetencji?
Mogą to być:
- umiejętności procesowe,
- kompetencje techniczne i znajomość programów komputerowych,
- umiejętności miękkie,
- posiadane poziomy certyfikatów,
- znajomość języków obcych,
- przyszłe/pożądane umiejętności, czyli takie, których obecnie nie ma w zespole, ale organizacja chce postawić na ich rozwój.
W zespołach procesowych lista ta na ogół będzie względnie stała i w znacznym stopniu związana z procesami realizowanymi przez zespół. Gdy proces ulega modyfikacji — dochodzą nowe zadania i umiejętności. Zwykle na liście umiejętności będą występowały nazwy poszczególnych elementów procesów czy typów produktów. Właściwe nazewnictwo realizowanych procesów i umiejętności na liście ułatwią pracownikom wypełnienie matrycy.
W zespołach projektowych matryca może być bardziej ogólna — zawierająca umiejętności związane z zarządzaniem projektem wraz z umiejętnościami branżowymi lub dedykowana pod dany projekt.
2. Stwórz skalę
Finalna matryca będzie jedynie wizualizacją. Muszą istnieć jasne standardy oceniania umiejętności, aby dane w niej przedstawione dało się porównywać. Jednym z nich jest skala.
Przykładowe skale:
Skala 1:
0 – Brak umiejętności
1 – W trakcie nauki
2 – Pracuje pod asystą
3 – Pracuje samodzielnie
4 – Może nauczać innych
Skala 2:
0 – Nie potrafi wykonywać
1 – Uczy się – odbył szkolenie teoretyczne i praktyczne
2 – Potrzebuje wsparcia — potrafi samodzielnie rozwiązywać proste problemy, ale wymaga sprawdzenia
3 – Pracuje samodzielnie – jest w stanie poradzić sobie z większością sytuacji, wymagających danej umiejętności, rzadko potrzebuje wsparcia
4 – Może uczyć innych
Skala 3:
0 – zielony
1 – praktykant
2 – junior
3 – mid
4 – senior
Oprócz skali powinien istnieć jeszcze standard wykonywania danej czynności. Co oznacza, że pracownik wykonuje dane zadanie samodzielnie? Matryca jest jedynie wizualizacją. Zarówno ocena umiejętności, jak i sama umiejętność muszą być jednoznacznie opisane, tak żeby nie pozostawiały możliwości interpretacji. Bardzo trudno jest zmierzyć i porównać pracę dwóch różnych pracowników. Kiedy ustalimy jasne standardy, będzie to proste zarówno dla wypełniającego matrycę, jak i z niej korzystającego. Takim standardem może być instrukcja zawierająca sekwencję operacji lub czynności wraz z czasem wykonania
3. Oceń kompetencje
Na kompetencje składają się dwa elementy: doświadczenie oraz wiedza. czynnik, czyli doświadczenie, jest zdobywane w trakcie wykonywania danej czynności. Każde kolejne powtórzenie powoduje, że pracownik coraz pewniej wykonuje daną czynność, robi to w krótszym czasie, zna wpływ różnych parametrów na jej efekt i potrafi przewidzieć potencjalne problemy.
Wiedza określa jak coś zrobić. Jest zdobywana przy pomocy szkoleń teoretycznych, procedur oraz instrukcji stanowiskowych. Na podstawie niej możemy sprawdzić, czy pracownik faktycznie wie, co ma zrobić i dlaczego.
W tym miejscu konieczna jest ocena umiejętności pracowników. W ocenę kompetencji powinien być zaangażowany zarówno pracownik, jak i przełożony. Najlepiej jest zrobić w dwóch etapach. Najpierw pozwolić pracownikowi samodzielnie wypełnić matrycę. Może to wykonać sam, a następnie razem z przełożonym ją omówić lub może się to odbyć wspólnie podczas indywidualnej rozmowy. W kolejnym etapie spojrzeć całościowo na matrycę całego zespołu i ocenić czy poszczególne umiejętności tego pracownika nie zostały niedocenione lub przecenione.
4. Znajdź obszary do rozwoju
Spójrz całościowo na matrycę kompetencji.
Zadaj sobie kilka pytań:
- W przypadku jakich kompetencji występują braki lub niedobory?
- Czy w przypadku urlopu lub choroby jest ktoś, kto będzie potrafił wykonać dane zadanie?
- Czy jest odpowiednia ilość osób, które mają wystarczający poziom umiejętności, żeby uczyć innych?
- Czego w pierwszej kolejności powinna nauczyć się nowa osoba, która przyjdzie do zespołu?
- Który z pracowników wyróżnia się umiejętnościami na tle innych?
- Który z pracowników odstaje na tle innych?
- Które nowe umiejętności warto rozwijać w zespole?
Możesz też dla każdej z kompetencji określić minimalne ilości osób, które muszą je posiadać. Łatwiej będzie wyznaczyć niezbędne szkolenia, które pozwolą uzupełnić braki.